Esse desafio deve ser o que mais une as pessoas pelo mundo: como gerenciar melhor nossas vidas por meio de uma melhor gestão de tempo.
Um tempo melhor aproveitado nos traz mais liberdade para fazermos o que quisermos, mais tempo para a família e amigos e mais condições de cuidarmos de nós mesmo.
Algumas pessoas dizem que tempo é dinheiro, mas a verdade é que o tempo é bem mais precioso que o dinheiro. Uma vez gasto, não recebemos ele de volta.
Somos constantemente desafiados a gerenciar o nosso tempo em meio a bombardeios constantes de interrupções e pequenas tarefas inesperadas.
A gestão do tempo pressupõe termos em nossas mãos o controle sobre o que vamos fazer, como vamos fazer e quanto tempo dedicamos para as tarefas que se apresentam diariamente para a gente.
Dessa forma, invertemos a regra do controle: nós controlamos o tempo, ao contrário dele nos controlar.
Uma gestão de tempo real precisa ser forte o suficiente para lidar com as interrupções e distrações, sejam elas internas – dentro da nossa cabeça – ou externas – notificações de celular, e-mails, pessoas nos chamando, etc.
Para entrarmos mais nesse assunto, reserve mais uns 10 minutos do seu precioso tempo e siga a leitura desse artigo.
Como fazer uma boa gestão de tempo?
Não existe uma receita básica, mas existe um “sensor” universal: a culpa. Será que eu termino o meu dia com a sensação de missão cumprida, ou me sinto culpado por não ter feito mais? Eu consegui concluir aquilo que eu deveria mesmo ter feito?
Isso é muito único para cada um, mas quando eu estou me sentindo meio culpado no final de um dia, certamente isso é relativo a uma má gestão do meu tempo.
Podemos errar na gestão estabelecendo muitas tarefas para pouco tempo, o que seria impossível de cumprir. Ou errar por baixo, com poucas tarefas, mas mesmo assim não as cumprindo por termos sido vítimas de interrupções e distrações.
Quando olhamos a longo prazo essa gestão de tempo pode ser também “culposa”.
Muita gente passa anos trabalhando em um emprego que não gosta, só por causa do salário que recebe.
Um tempo que foi vendido e não pode ser comprado de volta. Se isso te causa arrependimento, você pode estar diante de uma situação conflituosa dentro de você, em que o desafio é essencialmente a gestão de tempo.
Para fazer uma boa gestão de tempo, você precisa sempre buscar fazer a coisa certa no tempo certo. E isso quase nunca roda em 100% de sucesso.
Para tal, é melhor ativarmos o modo analógico dessa gestão, e buscarmos a satisfação quando cumprimos uma gestão de tempo acima de 80% do esperado, por exemplo.
Mas como seria isso? É simples, se você se propõe a escrever um texto de mil palavras em uma hora de dedicação, e no final você descobriu que escreveu 800 palavras, tente comemorar mais do que se sentir culpado(a).
Mas por que fazer uma gestão de tempo?
Essa é uma grande questão. Existem pessoas que simplesmente não precisam se preocupar com gestão de tempo ou não acham isso importante.
O sensor universal da culpa simplesmente não funciona para essas pessoas porque o uso inteligente do tempo nunca foi um problema.
Na maioria dos casos é diferente: as pessoas desejam conquistas profissionais e pessoais e se deparam com o desafio da gestão de tempo para alcançar suas aspirações.
Você pode se culpar por não ter feito aquela entrega para aquele cliente no prazo combinado, e pode também se culpar por não ter conseguido ir na academia nas três vezes semanais que você estabeleceu.
Se você é um pequeno empreendedor e quer, por exemplo, tocar o seu plano de marketing ou se organizar para aumentar suas vendas pela internet, você está diante de um desafio de gestão tempo.
Aí sim, toda a dinâmica apresentada aqui ganha sentido. Você vai precisar saber organizar melhor seu dia, construir uma sequência lógica de tarefas, estabelecer metas de tempo dedicado e resultados esperados.
Além de precisar conciliar com todas as outras atividades que você já tem e preservar seu tempo livre para relacionamentos, lazer e descanso.
E os vilões das interrupções e distrações começam a surgir para você. Como uma prova de fogo da sua gestão de tempo.
A técnica Pomodoro: uma arma na gestão de tempo
Uma técnica simples e de alta eficiência criada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 1980.
Ela estabelece que você deve dividir o seu tempo produtivo em intervalos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de descanso.
Você começa o dia definindo a lista de tarefas do dia e quantos pomodoros (25 minutos de trabalho) vai dedicar para cada tarefa. A cada pomodoro você faz um intervalo de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, você faz intervalos maiores de 15 a 20 minutos.
Cirillo defende que a técnica pomodoro “é uma ferramenta ou um processo simples para melhorar a produtividade (sua e da sua equipe)”. Graças a ela é possível:
- aliviar a ansiedade em relação ao devir;
- aumentar o foco e a concentração ao diminuir o número de interrupções;
- ampliar a consciência sobre as próprias decisões;
- impulsionar a motivação e mantê-la constante;
- sustentar a determinação para atingir objetivos;
- refinar o processo de estimativa em termos qualitativos e quantitativos;
- aprimorar processos de estudo ou trabalho;
- fortalecer a determinação para continuar dedicando-se a situações complexas.
Um ponto forte da técnica Pomodoro é a capacidade de eliminarmos, ou reduzirmos expressivamente, as interrupções e distrações.
No livro da Técnica Pomodoro, Cirillo afirma que “como muitas interrupções são apenas maneiras que nossa mente encontra para nos distrair, nos afastar do que deveríamos fazer, esse processo pode levar a uma melhor compreensão dos medos por trás da sua reação a elas.”
Ele divide as interrupções internas das externas, e acredita que, como estamos lidando com blocos curtos de 25 minutos, na maioria das vezes é completamente praticável adiar a solução de uma tarefa urgente para depois do pomodoro vigente.
Eu escrevi esse artigo aqui dedicando três pomodoros. E mesmo tendo aprendido essa técnica recentemente, já otimizei bastante a minha gestão de tempo com foco no aumento da produtividade.
Se você leu até aqui, espero que tenha sido um tempo dedicado que ajude você a organizar melhor o seu tempo como um todo. E se você quer mais tempo livre para investir no crescimento do seu negócio, não deixe de baixar e estudar o guia de Marketing Digital para pequenos negócios que escrevi.
